Contractualisation

Pour faire suite à notre article sur l’ingénierie d’un appel d’offre, je vous propose de nous attarder sur la phase de contractualisation.

Après le processus de choix (soutenances, POC, matrice de décision, …) vous et votre service juridique allaient devoir signer les contrats permettant le démarrage de la prestation (services, développements, accès à une plateforme, …).

Ne négligez pas cette phase ! Souvent, les promesses commerciales ont disparu ou sont moins évidentes que la perception eue en phase de soutenance au profit d’un contrat type. Faites amender ce dernier par votre service juridique (ou sur conseils d’avocat spécialisé) et travaillez les annexes / avenants et bons de commande afin d’y retrouver les aménagements négociés : niveaux de services et pénalités assoicées, gestes commerciaux sur certaines options, caping de coûts variables, durée du contrat initial, clauses de sortie, mode projet et engagements, …

Nous préconisons (en général) de prévoir un peu plus d »un mois en délai sur votre planning initial pour contractualiser (attention si vous avez plusieurs contrats à signer, les échanges seront denses).

Quelques conseils Peacock & Lion Consulting

Nous le rappelons à chacun de nos Clients, vous pouvez anticiper cette phase dès le dépôt des dossiers par les soumissionnaires !

En fonction de la disponibilité de votre service Juridique (ou du budget de prestation de conseils juridiques) et de l’importance du projet :
> demandez à vos soumissionnaires les contrats types et transmettez au Juridique pour relecture et révisions
> identifiez rapidement les axes de négociations et commencez à ambiancer les soumissionnaires sur les efforts à produire
> faites consigner les gestes commerciaux et autres aménagements au fur et à mesure dans les annexes par les soumissionnaires et faites un point hebdo pour vérifier la complétude.

Tous ces gestes seront du temps de gagné sur la phase de rédaction des contrats.
Si toutefois vous « sentez » que les échanges seront douloureux, validez que le démarrage du projet pourra se faire sous l’égide d’une Lettre d’Intention (LOI).

Cette Lettre confirme la volonté des parties à travailler ensemble, laisse un délai de signature du contrat et détaille les modalités de règlement des prestations effectuées s’il y a rupture du consentement.

Si la date de Kick-Off doit être sécurisée rédigez des LOI dès la finale par exemple et validez le protocole avec les deux finalistes.