Appel à l’Offre !

Choisir une solution applicative via un appel d’offre ne s’improvise pas. Nous vous décrivons ici les grandes étapes et quelques conseils pour être au rendez-vous !

Passer par un appel à consultation (RFI  : Resquest for Information).
Dès le cadrage du projet effectué (enjeux, objectif, périmètre, macro planning), vous pouvez le diffuser auprès de prestataires (éditeurs, infogéreurs, intégrateurs…)
Vous pouvez ouvrir la consultation à un certain nombre d’acteurs, cela permet de « sonder » le marché : sa maturité sur votre sujet, les solutions disponibles, …

Cela permet également de faire connaitre votre projet.
N’hésitez pas à joindre un NDA pour conserver les échanges confidentiels.

Les éléments attendus sont de l’ordre d’informations sur la société répondant, le périmètre couvert par leurs offres de services et/ou produits, leurs références, et tout autres réponses à des questions spécifiques à votre projet.

Rédigez une matrice simple de choix permettant une lecture objective de vos décisions à l’équipe projet et ses sponsors.

Une dizaine de jours minimum seront nécessaires aux soumissionnaires pour répondre, laissez-vous également au moins une semaine pour le dépouillement et les choix des acteurs maintenus pour la phase suivante.

En parallèle de ce RFI, ne perdez pas de vue l’écriture du cahier des charges (CdC).

Constitution de l’appel d’offre (RFP / RFQ : request for proposal and quote)
Quelques conseils  :

• Embarquez tout le monde dès le départ : les Métiers bien sûr, vos pôles IT (l’équipe Projet, l’exploitation et le support, l’urbaniste, le RSSI), votre Directeur de la Donnée si nécessaire, …
• Prévoyez a minima des ateliers de revue d’exigences qui viendront enrichir le cahier des charges.
• Bloquez très en avance les créneaux des soutenances (il y a souvent beaucoup de participants qu’il est difficile d’avoir en même temps – je ne parle pas des salles des réunions introuvables, nous avons tous connu cela !), il faut mieux libérer les créneaux que de courir après.

Nous composons en général l’appel d’offre des éléments suivants

Le cahier des charges :

• Rappels des Enjeux et Objectifs
• Ingénierie de l’Appel d’Offre (contacts, livrables, planning)
• Des éléments de volumétrie
• Uses Cases métiers
• Exigences Métiers
• Exigences IT
• La phase de Set Up (planning, organisation projets, …)
• Un volet sur les données personnelles si nécessaire

Adossés au CdC n’hésitez à ajouter

• Une grille des coûts permettant de comparer plus facilement les réponses.
• Un formulaire de questions / réponses permettant de tracer les échanges
• Le NDA si vous ne l’avez pas fait signé durant le RFI
• Des éléments complémentaires (documents d’architecture, …)

Commencez le squelette de votre matrice de décision, étoffez celle du RFI !

Nous pensons que pour réaliser un CdC de qualité (cela peut évidemment varier en fonction du périmètre et/ou de la profondeur des spécifications) il faut environ une 30aine de jours (1,5 mois) : ateliers métiers, revues d’exigences,  rédaction, validations, matrice de décision,…

Si vous souhaitez des réponses de qualité de la part de vos soumissionnaires comptez 4 semaines pour la remise des dossiers. Prévoyez des dates d’échanges et de Q/R.
Profitez du délai de réponse des soumissionnaires pour affiner votre matrice de décision.

Prévoyez dans votre planning 10 jours pour le dépouillement des réponses.

Soutenances et choix
En règle générale il vous faudra prévoir 2 séquences de soutenances. La première doit vous permettre de choisir les finalistes, la deuxième accompagnée d’un prototype ou de démonstrations plus ciblées vous permettra de choisir.
Lors d’un RFP dont le périmètre était assez large, nous avons également mis en place  une session de pré-soutenance (date commune) pour « évacuer » les éléments corporate et de vision du secteur et le tour de table : un gain de temps pour la soutenance.

Anticipez et partagez l’agenda des soutenances et les éléments que vous souhaitez voir lors des démonstrations.
A la fin des soutenances, des ateliers de débrienfing avec la matrice de choix seront animés.
N’hésitez à faire passer des messages en off à vos soumissionnaires. Les négociations commencent.

Prévoyez au moins un mois pour cette phase. Attention, elle mobilise beaucoup de monde sur des journées entières.

Contractualisation
Sans vouloir enfoncer une porte ouverte, ne négligez pas cette  phase dans votre planning projet. Comptez un bon mois pour contractualiser. Si vous êtes sûrs de vouloir signer mais que les détails sont longs à formaliser faites une lettre d’intention, elle pourra vous permettre de commercer la phase de Build en attendant que le contrat soit signé.

>> Généralement, nous pensons donc que 5 mois au moins sont nécessaires pour diligenter un appel offre (2 mois pour le RFI et Rédaction du RFP et envoi du RFP, 1 mois de délai de réponse  (+Q/R et préparation des soutenances),  1 mois de soutenances et choix, 1 mois de contractualisation

 

---

Les délais indiqués dans ce post sont estimatifs, cela peut varier d’un RFP à l’autre en fonction du contexte.